Virtual office merupakan layanan yang dapat memungkinkan Anda untuk menyewa kantor secara virtual untuk perusahaan atau bisnis Anda.
Anda dapat menggunakan virtual office atau kantor virtual sebagai alamat perusahaan yang valid tanpa memiliki fasilitas fisik.
Alamat perusahaan tentunya sangat penting bagi perusahaan yang baru saja dibangun karena akan dicantumkan dalam dokumen hukum perusahaan seperti pada anggaran dasar dan permohonan pengesahan status badan hukum.
Pastinya kantor virtual ini tidak sebatas memberikan alamat perusahaan, namun juga ruang meeting, layanan resepsionis, dan beberapa fasilitas lainnya.
Layanan Virtual Office
Setidaknya terdapat 5 layanan yang disediakan oleh virtual office.
-
Alamat Kantor yang Strategis
Walaupun virtual, Anda akan tetap memperoleh alamat perusahaan yang stategis dan prestisius. Hal ini akan meningkatkan rasa percaya klien Anda.
-
Ruang Kantor
Bahkan jika Anda menyewa kantor virtual, Anda memiliki akses ke layanan yang memungkinkan Anda memiliki ruang nyata. Anda dapat menggunakan area sebenarnya untuk rapat dengan karyawan atau klien. Penggunaan ruang fisik biasanya ditentukan oleh paket sewa yang Anda pilih.
Baca juga: 12 Keuntungan Memilih Sewa Kantor
-
Layanan Resepsionis
Anda tidak lagi harus memproses surat, menyimpan kertas, atau melakukan tugas kantor lainnya.
Hal ini dikarenakan adanya resepsionis kantor virtual yang membantu dalam menangani korespondensi, menyimpan dokumen dan menjawab panggilan pelanggan. Anda juga akan menerima notifikasi melalui WA atau email.
-
Nomor Telepon Kantor
Anda bisa mendapatkan nomor kantor khusus untuk perusahaan Anda. Ini membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional dan dapat dipercaya.
Pelanggan yang ingin menghubungi Anda dapat melakukannya dengan menghubungi nomor telepon kantor Anda. Tentunya Anda sudah memiliki layanan resepsionis untuk membantu pelanggan.
-
Pengurusan Dokumen Legal Perusahaan
Anda juga akan mendapatkan layanan seperti pembuatan dokumen perusahaan, SKDP, NPWP, SIUP, TDP, BNRI dan dokumen lainnya. Selain itu, Anda akan memiliki kesempatan untuk menjalankan perusahaan dan bekerja dengan pemerintah. Layanan administrasi PKP atau Pengusaha Kena Pajak juga tersedia.
Kelebihan Virtual Office
Dengan menggunakan layanan kantor virtual, Anda akan mendapat beragam kelebihan.
-
Menghemat biaya operasional
Tentu saja, Anda tidak perlu mempertimbangkan biaya membangun atau menyewa gedung yang mahal. Selain itu, Anda tidak perlu memiliki perabot kantor karena biasanya telah disedikan. Anda dapat menghemat hingga 90% biaya operasi dibandingkan dengan memiliki kantor konvensional.
-
Meningkatkan branding perusahaan
Lokasi perusahaan yang strategis serta kantor yang layak dan tertata rapi pasti akan memperkuat brand dan image perusahaan Anda. Bisnis juga berjalan lebih lancar ketika kepercayaan orang pada lokasi bisnis Anda dan citra perusahaan dapat tumbuh.
-
Fleksibilitas dalam berkerja
Anda dapat bekerja di mana saja, kapan saja. Plus, Anda tidak harus pergi ke kantor setiap hari, yang berarti Anda bisa menghabiskan lebih banyak waktu dengan keluarga.
Anda juga tidak harus datang ke kantor pada jam kerja. Anda dapat mengatur jam buka Anda sendiri dan menyesuaikannya dengan kebutuhan pelanggan Anda.
-
Dapat mengajukan PKP
Jika Anda menggunakan kantor virtual, Anda dapat mengajukan permohonan sebagai PKP atau Pengusaha Kena Pajak. PKP adalah orang, badan, atau perusahaan yang menawarkan Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP).
Cara Kerja Virtual Office
Cara kerja virtual office tidak sama dengan kantor konvensional. Berikut ini adalah ringkasan luas tentang cara kerja kantor virtual:
-
Video conference
Mereka yang sudah mendirikan virtual office lebih sering bekerja dengan menggunakan video conference untuk segala aktivitas yang berhubungan dengan perusahaan, terutama kegiatan meeting.
Konferensi video juga diperlukan untuk menjaga komunikasi dan koneksi antar rekan kerja. Semua kegiatan yang berkaitan dengan koordinasi dapat dilakukan setiap saat. Membuat jam kerja lebih fleksibel. Apa efeknya? Pekerjaan yang dihasilkan dapat lebih efektif dan efisien.
-
Virtual address
Meskipun alamat virtual belum dapat digunakan secara legal, perusahaan yang menggunakan sistem kantor virtual harus menggunakannya.
Alamat sebenarnya tetap ditampilkan, tetapi alamat virtual adalah target utama. Misalnya, setiap karyawan yang membutuhkan bantuan akan mengirimkan email ke alamat virtual perusahaan di kantor.
-
Area kerja bersama
Cara kerja virtual office selanjutnya adalah dengan menggunakan co-working space atau ruang. Dalam hal ini, tempat kerja umum tentu saja merupakan ruang virtual yang dapat diakses oleh setiap karyawan.
Setiap karyawan memiliki akses ke ruang kerja. Setiap orang yang bekerja di bidang pekerjaan ini bekerja sama dan menggunakan sinergi dalam pekerjaan yang akan datang.
Ruang kerja virtual juga disiapkan dan lingkungan kerja diterapkan, meskipun secara virtual. Salah satu keuntungan dari kantor virtual adalah lebih fleksibel dan produktif.
Itulah beragam layanan dan kelebihan yang ditawarkan oleh virtual office. Untuk Anda yang kini sedang merintis usaha, Anda dapat mengandalkan Graha Office sebagai penyedia layanan virtual office. Dengan lokasi yang stategis dan harga affordable, Graha Office siap membantu Anda dalam mengembangkan bisnis.
