Virtual Office
Virtual Office lahir sebagai upaya untuk mengurangi penggunaan lingkungan kantor secara fisik.
Pengurangan atau bahkan penghapusan bertujuan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efisien, sehingga menghasilkan biaya yang lebih rendah.
Virtual office dapat memberikan penghematan dan fleksibilitas yang signifikan dibandingkan dengan bekerja di ruang kantor secara fisik.
Untuk usaha kecil dan menengah, menggunakan virtual office tidak berarti mengurangi. Perampingan fisik kantor meliputi pengurangan bentuk fisik kantor berupa ruangan, meja, kursi dan arsip.
Sebagai gantinya, karyawan biasa dapat bekerja melalui kantor virtual. Adanya virtual office bagi seorang karyawan dapat dengan cepat “datang” ke kantor. Karena pada dasarnya kedatangan dan kepergian karyawan ini bersifat virtual, bukan fisik yang datang dan pergi di lingkungan kantor.
Cara Kerja
Cara kerja virtual office tidak sama dengan kantor konvensional. Berikut ini adalah ringkasan luas tentang cara kerja kantor virtual:
-
Video conference
Mereka yang sudah mendirikan virtual office lebih sering bekerja dengan menggunakan video conference untuk segala aktivitas yang berhubungan dengan perusahaan, terutama kegiatan meeting.
Konferensi video juga diperlukan untuk menjaga komunikasi dan koneksi antar rekan kerja. Semua kegiatan yang berkaitan dengan koordinasi dapat dilakukan setiap saat. Membuat jam kerja lebih fleksibel. Apa efeknya? Pekerjaan yang dihasilkan dapat lebih efektif dan efisien.
-
Virtual address
Meskipun alamat virtual belum dapat digunakan secara legal, perusahaan yang menggunakan sistem kantor virtual harus menggunakannya.
Alamat sebenarnya tetap ditampilkan, tetapi alamat virtual adalah target utama. Misalnya, setiap karyawan yang membutuhkan bantuan akan mengirimkan email ke alamat virtual perusahaan di kantor.
-
Area kerja bersama
Cara kerja virtual office selanjutnya adalah dengan menggunakan co-working space atau ruang. Dalam hal ini, tempat kerja umum tentu saja merupakan ruang virtual yang dapat diakses oleh setiap karyawan.
Setiap karyawan memiliki akses ke ruang kerja. Setiap orang yang bekerja di bidang pekerjaan ini bekerja sama dan menggunakan sinergi dalam pekerjaan yang akan datang.
Ruang kerja virtual juga disiapkan dan lingkungan kerja diterapkan, meskipun secara virtual. Salah satu keuntungan dari kantor virtual adalah lebih fleksibel dan produktif.
Bidang Kerja yang Cocok dengan Virtual Office
Virtual office adalah ruang kerja berbasis internet di mana seseorang dapat melakukan pekerjaan yang terkait dengan bisnisnya tanpa harus hadir secara fisik di lokasi perusahaan. Virtual office adalah kantor persewaan non fisik yang dapat digunakan sebagai alamat resmi perusahaan, namun tetap dilengkapi dengan ruang kantor lengkap dari layanan penyedia layanan. Walaupun virtual office tidak memiliki kantor fisik yang digunakan sendiri oleh perusahaan, namun para pengguna virtual office ini mendapatkan keuntungan khusus dari perusahaan progresif, salah satunya adalah penghematan biaya operasional kantor. Karena ketika memiliki kantor fisik, biasanya perusahaan dibebani biaya operasional yang cukup tinggi.
Dengan menggunakan virtual office, perusahaan menghemat biaya operasional hingga 90% dibandingkan dengan kantor konvensional. Dengan menyewa virtual office, pebisnis tetap memiliki kantor yang elegan, didukung dengan alamat kantor yang valid dan semua layanan tanpa biaya tambahan untuk mempekerjakan staff baru.
Saat ini telah banyak pebisnis yang bermunculan dan merasa memiliki peluang sukses lebih besar dengan hadirnya jasa virtual office. Lalu, jenis usaha apa saja yang dapat menggunakan virtual office?
-
Konsultan
Saat ini, banyak bisnis dapat dijalankan melalui Internet. Selain itu, persyaratan yang diperlukan pun tidak begitu sulit, yakni hanya perangkat komunikasi pendukung dan jaringan internet yang stabil.
Pada umumnya dalam hal ini sering digunakan oleh para pebisnis yang membutuhkan kecepatan kerja, namun tidak membutuhkan kantor atau gedung. Ini berarti pekerjaan dapat disekesaikan secara fleksibel di mana saja dan kapan saja.
Dan konsultasi adalah bisnis yang bisa menjadi pengguna virtual office, misalnya jika Anda membutuhkan ruang pada waktu-waktu tertentu untuk bertemu dengan klien secara langsung. Tindakan ini juga harus diimbangi dengan kualitas yang tidak asal-asalan.
-
Graphic Designer
Orang yang bekerja di desain grafis sering dianggap tidak memerlukan kantor. Tapi desainer grafis juga membutuhkan ini jika ingin bertemu dengan klien.
Pertemuan klien yang jarang dapat membuat profesi ini cocok untuk menggunakan layanan virtual office. Dengan bantuan virtual office, maka desain grafis ini akan mudah dalam menjalin komunikasi sekaligus membangun reputasinya secara bertahap.
Desainer grafis pun tidak perlu khawatir dengan budget besar seperti penyewa kantor lainnya. Karena semuanya bisa dinegosiasikan dengan layanan virtual office.
-
Konselor
Pengguna virtual office berikutnya adalah seorang konselor. Profesi konseling biasanya membutuhkan ruangan untuk bertemu dengan nyaman bersama kliennya. Biasanya, konseling akan lebih membutuhkan ruangan intensif untuk proses kerja bersama kliennya.
Akan tetapi, untuk menyewa bangunan atau ruangan tentu membutuhkan anggaran yang cukup besar sehingga usaha konseling akan lebih disarankan menggunakan jasa virual office. Dengan menggunakan virtual office maka konseling bisa memangkas biaya sewa ruangan atau gedung sekaligus membantu meningkatkan kepercayaan dari para kliennya.
-
Start-Up
Seiring berkembangnya zaman yang semakin modern, banyak pebisnis yang memanfaatkan internet sebagai media yang digunakan seperti salah satunya adalah bisnis start up. Bisnis start up merupakan suatu perusahaan yang termasuk dalam bidang teknologi dan informasi baik dari segi pengembangan aplikasi, pembayaran, jasa, perdagangan dan lain sebagainya.
Di indonesia, bisnis start up terus saja bermunculan. Hal ini dikarenakan di indonesia sendiri perkembangan dunia internet berkembang dengan pesat sehingga jumlah start up saat ini sudah mencapai ribuan dan kemungkinan akan terus bertambah.
Biasanya bisnis start up tidak membutuhkan ruang kerja, namun untuk para tim dalam bisnis tersebut harus terjalin koneksi yang professional sehingga mereka tetap membuuhkan ruang kerja. Untuk itu, pebisnis start up sangat disarankan menggunakan layanan virtual office.
Peraturan Pemerintah
Surat Keterangan Domisili perusahaan/badan usaha/perusahaan/perorangan/koperasi berkantor virtual dan izin usaha lanjutannya (misalnya SIUP, TOP, TDUP, IUJK, dan lain-lain) dapat diberikan kepada pelaku usaha pengguna kantor virtual yang merupakan:
- Unit usaha yang telah memiliki kantor atau tempat usaha sesuai zonasi yang harus dibuktikan dengan dokumen yang sah, misalnya SKDBU atau izin usaha yang mencantumkan lokasi kantor.
atau
- Unit usaha/perusahaan swasta yang beroperasi di bangunan tempat tinggal atau bangunan tidak tetap (seperti perkantoran atau ruang publik tidak menetap) yang memenuhi kriteria sebagai berikut:
- Badan usaha/perusahaan perorangan yang beraktivitas di rumah tinggal atau di lokasi non-permanen (seperti co-working space atau ruang publik lainnya yang tidak menetap) yang memenuhi kriteria sebagai berikut:
- Tidak mengubah fungsi rumah tinggal;
- Tidak menggunakan bahu jalan sebagai tempat usaha ataupun lahan parkir;
- Tidak menimbulkan polusi air, udara, atau suara melebihi skala rumah tangga;
- Tidak menggunakan peralatan atau mesin yang otomatis dalam proses produksi;
- Tidak mengganggu ketertiban lingkungan.
- Pengusaha/pemilik tunggal harus menyusun dokumen resmi atas nama dua orang yang bertanggung jawab; jika pedagang, diwakili oleh dua anggota direksi, jika perusahaan perseorangan, diwakili oleh pemilik perusahaan dan penjamin:
- KTP;
- Kartu Keluarga;
- NPWP Perorangan;
- Data rekening dan surat rekomendasi dari bank;
- Surat Pernyataan bermaterai yang menyatakan kesanggupan memenuhi kriteria di atas.
- Di dalam surat keterangan domisili dan izin lanjutannya harus dicantumkan alamat kantor virtual dan alamat kegiatan/aktivitas nyata usaha (baik kantor atau rumah tinggal).
- Masa berlaku Surat Keterangan Domisili yang berkantor virtual berlaku sesuai dengan masa jangka waktu sewa virtual office dengan selama-lamanya 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang sesuai ketentuan yang berlaku.
- Masa berlaku Izin Usaha lanjutan yang berkantor virtual adalah 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang sesuai ketentuan yang berlaku.
Graha Office Surabaya
Merupakan penyedia layanan penyewaan virtual office di Surabaya. Anda dapat meningkatkat kredibilitas perusahaan atau bisnis anda dengan menggunakan salah satu layanan Graha Office ini. Tidak perlu ragu untuk memilih Graha Office, Anda tidak perlu memikirkan biaya yang mahal untuk mendapatkan layanannya. Tidak hanya virtual office, Graha Office juga memiliki beberapa layanan lain, di antaranya:
